Федеральная налоговая служба России готовит масштабное обновление правил электронного документооборота в сфере транспортной экспедиции. Разработаны новые форматы электронного поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки. С 1 сентября 2026 года формирование этих документов в электронном виде и их передача через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) станут обязательными для участников рынка.
Главное изменение касается поручения экспедитору. Теперь это не односторонний документ клиента, а полноценная двусторонняя конструкция. Сначала клиент формирует структурированный XML-файл, где указывает сведения о грузе, маршруте, сторонах перевозки и условиях договора транспортной экспедиции. В документ включаются реквизиты самого договора и, при необходимости, данные заказа. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. В ряде случаев допускается использование усиленной неквалифицированной подписи. После этого экспедитор формирует ответный файл, подтверждая согласование условий. Обязательным реквизитом становится регистрационный номер из государственного реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Без указания этого номера, а также даты и номера записи в реестре, документ не будет считаться корректным и не пройдет регистрацию в системе.
Предусмотрен и механизм отзыва поручения. Если клиент решает аннулировать заявку, он направляет отдельный электронный файл с указанием причины и суммы фактических расходов, подлежащих возмещению экспедитору. Таким образом, процедура становится прозрачной и формализованной.
Экспедиторская расписка также получает четко структурированный формат. В документ обязательно вносятся фактические дата и время приема груза, а также подробное описание состояния тары, упаковки, маркировки и пломб. Эти сведения фиксируются непосредственно в электронном файле, что снижает риск споров и исключает возможность оформления приемки «задним числом». Если груз принимает уполномоченное лицо, в документе указываются его идентификационные данные и основание полномочий, включая сведения о доверенности — как машиночитаемой, так и бумажной. Без этих реквизитов документ не будет принят ГИС ЭПД.
Складская расписка трансформируется в полноценный цифровой регистр складского учета. В ней обязательно указывается срок ответственного хранения в сутках, а также детализированные сведения о партии груза с присвоением порядкового номера и, при необходимости, уникального идентификатора в формате GUID. Структура адреса склада унифицирована: можно использовать классическое описание, уникальный номер объекта из государственного адресного реестра либо данные иностранного адреса с указанием кода страны. Если склад принадлежит третьему лицу, необходимо раскрыть информацию о фактическом владельце с указанием всех идентификационных реквизитов.
Отдельное внимание уделено классификации грузов и интеграции с государственными информационными системами. В зависимости от вида транспорта используются коды отраслевых классификаторов, включая ТН ВЭД, ЕТСНГ и другие системы. Для опасных грузов предусмотрен расширенный блок данных с обязательным указанием параметров безопасности. В форматах документов предусмотрены специальные разделы для продукции, подлежащей учету в государственных системах прослеживаемости, таких как ЕГАИС, «Меркурий», ЛесЕГАИС, ФГИС «Зерно» и ГИС МТ. Без указания идентификационных номеров учетных единиц перевозка и хранение маркированной продукции окажутся невозможными.
ФНС также разработала единый механизм внесения исправлений. Если документ не прошел форматно-логический контроль в ГИС ЭПД, участник электронного документооборота формирует исправленную версию файла с указанием номера корректировки, даты и ссылки на предыдущую редакцию. При этом исправление не является новым документом и не меняет сути правоотношений, а лишь уточняет сведения. Это важно отличать от процедуры отзыва поручения, которая оформляется отдельным документом.
Новые форматы поддерживают различные варианты подтверждения полномочий — от подписи руководителя до использования машиночитаемой доверенности с указанием регистрационного номера и идентификатора информационной системы хранения. Дополнительно напомним, что с 1 марта 2026 года вступают в силу требования о проведении выборочного досмотра грузов экспедиторами, включенными в государственный реестр.
Введение обязательных электронных экспедиторских документов через ГИС ЭПД усиливает прозрачность рынка транспортной экспедиции, повышает юридическую значимость цифровых данных и обеспечивает интеграцию логистических процессов с государственными системами контроля и прослеживаемости. Для компаний, работающих в сфере перевозок и складского хранения, это означает необходимость заранее адаптировать бизнес-процессы и ИТ-инфраструктуру к новым требованиям.
